En muchas ocasiones, la cantidad de trabajo que debemos asumir nos desborda. La ausencia de una planificación adecuada nos hace, a veces, incapaces de gestionar todas nuestras tareas y nos hace sentir frustrados y estresados. En la mayoría de los casos, algo tan sencillo como aumentar nuestra capacidad de anticipación es suficiente para cumplir con los objetivos que nos hemos marcado.
Anticiparnos a los acontecimientos no es tan difícil, aunque requiere de un cambio de hábitos. No es necesario tener unas habilidades específicas, sino desarrollar ciertas rutinas que podemos ir implantando poco a poco. Con estos 5 consejos para aumentar tu capacidad de anticipación verás resultados a muy corto plazo.
1. Repasa las tareas pendientes regularmente
Nuestra capacidad de anticipación pasa por revisar periódicamente las tareas que tenemos pendientes. De esta manera nos organizaremos de una forma más eficaz y podremos hacer frente a cualquier trabajo.
Lo más efectivo es echar un vistazo a las tareas que tenemos previstas nada más empezar el día. Tener una visión global de cuál es el volumen de trabajo al que nos enfrentamos nos permitirá enfocarlo mejor y ser más productivos. Asimismo, también resulta conveniente hacer una revisión semanal, con el fin de no empezar el lunes trabajando a ciegas, sino siguiendo unos objetivos previamente marcados. Esta revisión conviene realizarla los viernes a última hora, como última tarea.
Planificar esta estrategia de acción con revisiones periódicas nos dará la oportunidad de clasificar las tareas en función de su importancia y nuestro tiempo. Podremos distinguir entre lo urgente, o procesos que reclaman nuestra atención inmediata, y lo importante, para lo cual disponemos de un mayor margen de tiempo.
2. Utiliza el calendario con flechas y plazos
La utilización de un calendario es fundamental para aumentar nuestra capacidad de anticipación y que nada nos pille por sorpresa. Podemos utilizar un calendario físico u online, pero es necesario que en él vayamos anotando todas aquellas tareas, reuniones, correos electrónicos, llamadas o conservaciones que tenemos que realizar. Si, además, clasificamos nuestros trabajos pendientes por orden de prioridad, nunca dejaremos de hacer las tareas que tengan mayor importancia.
Dominar el lenguaje de las fechas y los plazos resulta incluso más necesario cuando existen otras personas implicadas en nuestras tareas. Si hemos planificado una reunión, por ejemplo, y queremos que sea lo más productiva posible, debemos comentárselo y recordárselo a nuestro interlocutor.
3. Fragmenta el trabajo en tareas más pequeñas
Es habitual encontrarnos con una gran cantidad de trabajo que debemos asumir. En ocasiones, el volumen es tan grande que nos va dando pereza ponernos con ello y vamos postergando las tareas para pasar a acometerlas en el último momento. Con un poco de planificación y nuestra capacidad de anticipación podremos hacerles frente sin necesidad de que a última hora sean las prisas las que marquen nuestro nivel de éxito.
Incluso los trabajos más largos, tediosos o complicados pueden fragmentarse en tareas más pequeñas. Si lo hacemos así no nos dará tanta pereza ponernos con ello, ya que podemos distribuir las fases a lo largo del plazo de tiempo que nos hayamos marcado. En estos casos, la capacidad de anticipación es fundamental para no llegar a la fecha límite sin haber hecho nuestro trabajo adecuadamente.
4.Delega antes de que sea demasiado tarde
Delegar es una tarea que a muchos trabajadores les cuesta llevar a cabo. Muchos profesionales asocian el concepto de delegar con la idea de debilidad o falta de profesionalidad, cuando es justamente lo contrario. Delegar es una de las cualidades del liderazgo, ya que esta transferencia de actividades y responsabilidades nos permite cumplir con los objetivos marcados.Aun así, el hecho de delegar también debe hacerse con la suficiente antelación. Hay que dar tiempo a nuestros colaboradores a que realicen las funciones que les hemos marcado. Actuar con prontitud, teniendo claro qué volumen de trabajo podemos asumir y cuál debemos transferir, nos permite aumentar nuestra capacidad de anticipación ante cualquier imprevisto.
Delegar tareas nos regalará un tiempo extra para acometer esas otras tareas para las que nunca encontramos el momento adecuado y que, sin embargo, son imprescindibles para el buen funcionamiento de nuestro trabajo o negocio.
5. La importancia de un seguimiento constante
Si queremos ver aumentada nuestra capacidad de anticipación, especialmente si hemos delegado una tarea a otras personas, es necesario hacer un seguimiento constante de su evolución. Un profesional no puede encargar una actividad y despreocuparse, sino que debe preguntar al interlocutor al que le ha encargado la tarea con la insistencia que crea necesaria.
Cuando delegamos una función o actividad, especialmente si lo hacemos a través del correo electrónico, debemos preocuparnos de conocer si a nuestro destinatario le ha llegado el mensaje y si le ha quedado claro el tiempo que tiene para preparar o realizar la tarea encomendada. Cuando el plazo que le hemos dado este próximo a su vencimiento, consultaremos si va a llegar a tiempo de tenerla terminada. Solo anticipándonos podremos lograr que los objetivos se cumplan según lo acordado.
La capacidad de anticipación tiene que ver más con nuestra actitud que con nuestra aptitud. Ir por delante de los acontecimientos ofrece excelentes resultados en cuanto a productividad se refiere, pero para ello debemos ser conscientes de que necesitamos incluir ciertas rutinas en nuestro día a día laboral.
Solo así llegaremos a cumplir nuestros objetivos y tener controlado nuestro trabajo, sin que ocurra a la inversa y sea nuestra rutina laboral la que nos controle a nosotros.
