Todas las empresas, independientemente del sector al que pertenezcan o el tamaño que tengan, realizan gestión de proyectos, ya sea para optimizar procesos internos o para hacer un trabajo específico.
Cómo se gestiona un proyecto es importante, ya que el objetivo final es conseguir los resultados esperados de un producto o servicio.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos se puede definir como el conjunto de acciones que hay que realizar para cumplir con un objetivo, en un tiempo y a un coste determinado, utilizando herramientas y recursos materiales y humanos.
Los precursores de la gestión de proyectos fueron Henry Gannt, famoso por el uso del diagrama de Gantt, y Henri Fayol, por la creación de cinco funciones de gestión. Ambos estudiaron las teorías de Frederick Winslow Taylor, el precursor de diversas herramientas de gestión de proyectos como la estructura de descomposición del trabajo o la asignación de recursos.
En 1969 se formó el Project Management Institute (PMI) en EE.UU. Y hoy, años más tarde, el desarrollo de la sociedad digital 3.0 está revolucionando los procedimientos de la gestión, permitiendo la participación de perfiles profesionales muy diversos.
4 Fases en la gestión de proyectos
Gestionar proyectos abarca el planteamiento, la motivación y el control de recursos con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos y lograr así el éxito a pesar de las limitaciones. Para ello será necesario seguir las siguientes fases:
- Análisis y planificación. En esta fase se definen las actividades a realizar y la duración del proyecto. Es la fase de la gestión de las tareas y su prioridad, estableciendo los recursos necesarios para desarrollarlas con éxito.
- Programación. Esta fase consiste en configurar el calendario de ejecución del proyecto, incluyendo las fechas de inicio y finalización del mismo.
- Seguimiento y control del proceso. Es la fase que permite hacer el seguimiento y la supervisión necesaria para que se lleve a cabo. Para lograr una buena gestión del proyecto es necesario tener presente la flexibilidad y la capacidad de reacción.
- Análisis y evolución. Tras terminar el proyecto hay que medir lo que se había previsto en la planificación y lo que realmente ha sucedido. Su objetivo es observar errores y aprender de la experiencia.
Hay que tener en cuenta, además, que la gestión de proyectos es un añadido a las operaciones normales de cualquier organización que tienen un carácter más repetitivo o permanente. Por ello, requieren que se organice el trabajo y contar con las oportunas herramientas para la gestión del tiempo, ya que debemos tener en cuenta que los limitantes a los que nos tendremos que enfrentar serán, entre otros, el alcance del proyecto, el presupuesto y la realización de toda la operación en el tiempo prefijado.
5 metodologías de gestión de proyectos
Para llevar a cabo un proyecto existen diferentes metodologías. Las más utilizadas son:
- Metodología secuencial tradicional: Se basa en etapas secuenciales, de modo que se tiene que terminar una fase antes de dar comienzo a la siguiente, lo que permite un control de las mismas por parte de todos los responsables. Dentro de esta categoría las metodologías más conocidas son las de Waterfall, Critical Path Method y Critical Chain Project Management.
- PMI/PMBOK. Metodología establecida por el Project Management Institute. Para algunos expertos no es una metodología, sino una serie de pautas para dirigir proyectos.
- Agile. En el Manifiesto Agile se valoran unos aspectos por encima de otros. Por ejemplo, los trabajadores sobre los procesos y herramientas, un software funcional sobre una documentación general o una colaboración con el cliente sobre la negociación de un contrato.
- Gestión de cambio. Engloba las metodologías que se ocupan de la gestión de proyectos, pero enfocándose principalmente en la gestión del cambio y especialmente en la planificación de los riesgos. Los métodos más conocidos son Event Chain Methodology y Extreme Project Management.
- Metodologías basadas en el proceso. Dirigidas hacia las áreas de gestión de procesos de negocio, donde el trabajo se considera un conjunto de procesos. Las metodologías que se pueden encontrar en esta categoría son Six Signa, Lean Six Sigma y ProcessBased Project Management.
Beneficios de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos supone hacer más sencilla la tarea de alcanzar los objetivos empresariales. Además de esta ventaja, estos son algunos otros beneficios que aporta a la organización:
- Rápida respuesta a las demandas del mercado
- Potenciación de la capacidad de reacción de los empleados
- Ahorro de costes y aporte de valor añadido y calidad
- Capacidad innovadora por parte de los empleados
- Mejora de la comunicación entre los trabajadores y la organización
- Mejora de la transferencia de comunicación entre departamentos
- Creación de knowhow para proyectos futuros
- Corrección de errores y buenas prácticas
- Aumento de las sinergias entre los profesionales
- Visión enfocada al cliente y sus necesidades
- Mejora de la imagen de marca y gestación de oportunidades de negocio
De una manera u otra cualquier pequeña o gran empresa tendrá que hacer frente en algún momento a la gestión de proyectos. Para que el proyecto tenga éxito será esencial que se realice un trabajo de equipo eficiente. Solo así se logrará conseguir los objetivos preestablecidos y se aportará un beneficio a la organización.
