El email sigue siendo el medio de comunicación que con más frecuencia empleamos para comunicarnos en el trabajo. Tanto es así, que las estadísticas cifran en alrededor de ciento veinte los correos de trabajo que recibe un empleador medio al día, ¡casi nada! Si tienes dudas, así es cómo deberías escribir un e-mail efectivo en el trabajo.
Con tal volumen de e-mails corriendo de una bandeja a otra, no es de extrañar que la claridad, el formato y la corrección de muchos de estos dejen mucho que desear cuando vamos justos de tiempo y redactamos nuestros e-mails de trabajo sin prestarles la atención adecuada.
Un e-mail de trabajo bien estructurado y desarrollado con cuidado facilitará a su receptor la lectura, la interpretación del mensaje principal y le permitirá entender la respuesta que se espera recibir.
Si quieres dominar el arte de redactar correos electrónicos en tu trabajo, no te pierdas los siguientes consejos prácticos para convertirte en el rey o la reina de las comunicaciones vía e-mail.
CÓMO ESCRIBIR UN EMAIL DE TRABAJO EFICAZ
Podemos redactar un e-mail de trabajo por muchos motivos, pero el común denominador en todo caso es el de transmitir un mensaje concreto a su receptor. Y esto, que puede parecer obvio, resulta difícil de constatar en multitud de e-mails en los que cuesta horrores entender cuál es el objetivo perseguido.
Si quieres mejorar tus comunicaciones por e-mail de forma que estos consigan surtir el efecto deseado, recuerda seguir estos consejos prácticos:
Definir el objetivo del e-mail
Difícilmente conseguiremos transmitir un mensaje con éxito si no sabemos a ciencia cierta cuál es su objetivo. Por ejemplo, ¿queremos que un colaborador nos dé su opinión sobre un documento que hemos desarrollado?, ¿o queremos que confirme su interés en asistir a un evento formativo que celebramos en las próximas fechas?
Tener claro el objetivo antes, incluso, de escribir una sola línea del e-mail nos ayudará a organizar su contenido alrededor de dicho objetivo.
Adaptar el email a su receptor
Siempre resulta importante adaptar el tono de nuestros e-mails en función de la persona que vaya a recibirlo.
Así pues, mientras que el tono puede ser más informal al comunicarnos con un compañero/a de trabajo, tal vez no sea el caso al escribir un e-mail a un posible cliente, con el que querremos mantener un tono más alejado de la informalidad.
Ir directos al grano
La clave para redactar un e-mail efectivo está en no andarse por las ramas añadiendo información irrelevante para el objetivo definido en el primer paso. Teniendo en cuenta la cantidad de e-mails que reciben las personas al día, lo último que queremos es que nuestro receptor deje nuestro correo “para más adelante” por resultar demasiado denso.
Sí que resulta recomendable incluir información que facilite al receptor un contexto general, pero siempre que esto no desvíe la atención del objetivo principal de nuestro e-mail.
Si la RAE lo leyera…
Un e-mail descuidado, con incorrecciones gramaticales o faltas de ortografía puede ser todo lo que un posible cliente o colaborador necesite para decidir no contar con nosotros, así que no dejemos que una mala ortografía, gramática, etc., arruinen nuestros correos electrónicos.
Algunos ejemplos de incorrecciones habituales en los e-mails de trabajo que no podemos permitirnos en nuestros correos son los siguientes:
- Redactar el e-mail en mayúsculas.
- No usar los interrogantes de la forma correcta.
- Usar expresiones rebuscadas sujetas a diferentes interpretaciones.
- Pasar por alto erratas o faltas de ortografía.
- Usar diferentes fuentes de letra.
- Escribir el texto en un solo gran bloque, sin dividir en párrafos.
Dejarlo reposar unos minutos.
Enviar un e-mail deprisa y corriendo es la mejor garantía para cometer un error que podamos lamentar más tarde. Por eso, dejar un espacio de tiempo para volver a repasar el e-mail (antes de enviarlo) resulta de gran ayuda para detectar errores gramaticales que antes hayamos podido pasar por alto.
Por otra parte, tomar distancia y dejar respirar un e-mail también es realmente útil cuando el tono ha tomado un rumbo delicado y podríamos habernos dejado llevar por las emociones. En estos casos, volver a leer el e-mail unos minutos más tarde -ya en frío- puede hacernos plantearlo de otra manera.
Resumiendo, la forma en que redactamos nuestros e-mails de trabajo puede hablar mucho de nosotros, de lo meticulosos que somos, lo capaces que somos de organizar la información y de cómo logramos (o no) transmitir el mensaje a su receptor, así que ¡no dejemos que las prisas nos jueguen una mala pasada!
