¿Has reparado en lo poco que tardan infinidad de nuevos términos anglosajones en hacerse en hueco en el ámbito de la empresa y el trabajo? El pitch, el briefing, los ups and downs, los insights y como no, la consabida call… y entre todos estos términos de moda, uno que está generando cada vez más interés es el kick-off meeting, esa reunión inicial que mantenemos antes de comenzar un nuevo proyecto.
Para que no te pille por sorpresa la próxima vez que el kick-off meeting entre en escena, en este artículo te explicamos en qué consiste y cómo organizarlo para que resulte todo un éxito.
KICK-OFF MEETING: SENTAR LAS BASES DEL PROYECTO
Si como parte del día a día en tu trabajo participas o prevés participar de forma activa (y con un protagonismo principal) en los nuevos proyectos de tu empresa, sabrás que el primer paso antes de comenzar es asegurar que todos los participantes están alineados frente a los objetivos a alcanzar. Y la forma de sentar esas bases es abordar las metas en una primera reunión, un evento clave en todo proyecto también conocido como kick-off meeting.
Para este tipo de trabajos, contar con las soft skills necesarias resulta de gran ayuda dado el carácter interpersonal de toda reunión con el cliente. ¿Cuál es el propósito de un kick-off meeting efectivo? En resumen, no dejar cabo por atar de forma que el proyecto transcurra por los cauces adecuados durante todo el tiempo de duración que se haya previsto.
Antes incluso de organizar esta primera reunión con el cliente, conviene hacer una prueba con tu propio equipo de trabajo. Una simulación del verdadero kick-off meeting en la que tu equipo al completo os ponéis de acuerdo para llegar a la reunión con el cliente con los deberes bien hechos.
Sobre esta primera reunión previa, conviene tener en cuenta:
- Llevar preparada una agenda pormenorizada tal como la que se seguirá en el kick-off meeting posterior.
- Asignar los roles correspondientes a cada componente del equipo, de forma que no haya dudas sobre el papel de cada uno en el proyecto.
- Repasar el perfil del cliente, sus objetivos y lo que espera de nosotros como equipo en el que ha depositado toda su confianza.
La primera impresión es clave, por lo que una vez tenemos la seguridad de tener perfectamente preparada la sesión con el cliente, debemos asegurarnos de que el kick-off meeting ha cumplido con las expectativas.
KICK-OFF MEETING: CLAVES DEL ÉXITO
Aunque pueda sonarnos en un primer momento como una simple reunión con el cliente, lo cierto es que hay mucho en juego en todo kick-off meeting cuyo cliente sea importante para nuestra empresa (¿y qué cliente no lo es?).
Para que los correspondientes kick-off meetings en todos tus proyectos sean todo un éxito y tus clientes salgan tranquilos y confiados de haber elegido tu empresa, recuerda los siguientes consejos:
Preparación
La diferencia entre el éxito y el fracaso en una sesión de kick-off meeting está en lo bien preparada que la llevemos. Y en este sentido, será mejor reparar hasta en el último detalle.
Entre otros puntos clave, recuerda poner el foco sobre:
- La información elemental sobre la empresa cliente, comenzando por su misión, visión y valores. Lo último que quieres en una sesión de kick-off meeting es que alguien de tu equipo no tenga claro el tipo de empresa que tiene delante
- Cada uno de los componentes del equipo del propio cliente y sus correspondientes roles en el proyecto
- Los documentos y herramientas que vayan a ser empleados en la sesión de trabajo conjunto
- Una pauta clara sobre el enfoque que se le dará a la sesión de trabajo. Por ejemplo, transmitir confianza, liderazgo y una disposición total ante las necesidades del cliente
- Y por supuesto, la definición de los roles por parte de tu propio equipo
Localización y recepción
Si el cliente tiene su centro de operaciones en tu misma localidad, ofrece las instalaciones de tu empresa para celebrar el kick-off meeting que dará el pistoletazo de salida al proyecto de marras. De esta forma, tendrás el control de la experiencia del cliente a lo largo de toda la jornada de trabajo.
¿Quieres mejorar aún más la experiencia de tu cliente el día del kick-off meeting?
- Puedes ayudar al cliente y su equipo cuando vengan desde otras ciudades.
- No dejes de organizar una buena acogida para el momento de recibir al cliente.
- Prepara a conciencia el espacio de trabajo (lo último que quieres es un proyector que no funciona a última hora y sin repuesto).
- Puedes incluso preparar un pack de bienvenida para ponerle la guinda a tu kick-off meeting, incluyendo material informativo, la agenda prevista, etc.
Agenda de trabajo
El tiempo es clave en cualquier sesión de kick-off meeting: no querrás quedarte corto de tiempo, pero tampoco ir demasiado sobrado. Tu cliente tendrá multitud de compromisos como para dedicarle más tiempo del necesario a cualquier tarea.
Con esto en mente, recuerda planificar tus kick-off meetings teniendo en cuenta:
- El tiempo necesario para efectuar las presentaciones iniciales. Romper el hielo siempre es buena forma de allanar el camino para una buena sesión de trabajo posterior
- Explicar las bases del proyecto, sus cimientos
- Presentar al equipo y el reparto de trabajo durante la sesión
- Repasar el calendario del proyecto, detalle a detalle
- Acordar los siguientes pasos a dar una vez finalizada la sesión
Con todo esto en mente, te garantizamos que todos tus kick-off meetings serán un verdadero éxito.